Le riunioni assorbono molto tempo e abbassano il morale più di qualsiasi altra attività aziendale. Prima della pandemia i manager trascorrevano in media 23 ore a settimana in riunione. Da allora molte cose sono cambiate. Ora che i calendari sono condivisi di routine, uno slot di calendario vuoto attira gli inviti come i picnic fanno con le vespe.
Le idee su come migliorare le riunioni abbondano da sempre.
Eppure, secondo il giornalista Barteby dell’Economist, ci sarebbe una forma di incontro che si traduce in modo affidabile in buone decisioni e che richiede rispetto generale, persino riverenza. Quell’incontro è la giuria. Qualsiasi sistema in cui le persone credono ancora dopo più di 800 anni merita uno sguardo più attento. Nei suoi principi generali, se non nei suoi dettagli, il sistema della giuria popolare ha cinque lezioni per i promotori e i partecipanti alle riunioni:
Innanzitutto, il suo scopo è chiaro. “Perché siamo qui?” è una domanda con cui gli esseri umani si confrontano non solo nel profondo delle loro anime, ma anche durante la maggior parte delle chiamate Zoom.
In secondo luogo, il numero di persone coinvolte è corretto. Più persone aggiungerebbero voci, ma non valore. Meno persone significherebbero meno diversità di vedute. I vantaggi di mantenere a non più di 10/12 persone il numero dei partecipanti alle riunioni lo conferma anche Jeff Bezos, che ha applicato la regola delle due pizze in Amazon per limitare il numero di persone presenti a una riunione.
La terza lezione riguarda l’ordine del giorno. I giurati hanno una domanda molto importante da prendere in considerare e un numero limitato di scelte da fare. La chiarezza mantiene le persone concentrate. È probabile che nessun giurato suggerisca di fare un po’ di backup per fare un brainstorming su come dovrebbe essere il sistema di giustizia penale. E mentre molti esperti consigliano di mantenere le riunioni brevi, il tempo non è un vincolo: i membri della giuria non se ne vanno finché non viene presa una decisione.
La quarta lezione riguarda la composizione delle persone coinvolte. I giurati sono meno inclini al pensiero di gruppo rispetto ai partecipanti alla riunione media. I potenziali membri sono deliberatamente estratti da un ampio spettro di persone e chiunque abbia un preconcetto sul caso dovrebbe essere eliminato. Le aziende non possono convocare un gruppo di estranei per prendere decisioni per loro. Ma possono cercare consapevolmente di portare volti sconosciuti e considerare prospettive diverse. E proprio come il capo della giuria non è scelto in base al grado, un moderatore non deve essere sempre la persona più anziana nella stanza.
L’ultima lezione riguarda la sicurezza psicologica dei partecipanti, la loro disponibilità ad esprimere il loro pensiero. E può essere difficile quando il tuo capo ti guarda accigliato. Ma la struttura aiuta. Prima che le giurie prendano decisioni, possono valutare i resoconti concorrenti di ciò che è accaduto. Le migliori aziende fanno eco a questo approccio strutturando discussioni al fine di testare correttamente gli argomenti. Le decisioni di investimento di Blackstone, un titano del private equity, vengono esaminate durante riunioni che si concentrano sistematicamente sui fattori di rischio che circondano un potenziale accordo, nonché su ciò che lo rende attraente.
Evidentemente, le aziende non sono aule di tribunale. Molti pow-wow aziendali sono progettati per trasmettere informazioni e costruire cultura, non per emettere verdetti. L’unanimità non è un modo per gestire un’impresa. E decidere il destino di un concittadino è destinato a essere più coinvolgente della telefonata di lavoro media.
